Cuándo mandarlo
Dos días antes del vencimiento, mejor un día hábil a la mañana. Si vence un lunes, mandalo el jueves anterior para que llegue antes del fin de semana. Con los clientes que siempre pagan antes, no hace falta.
La plantilla completa
Plantilla
- Asunto
- Aviso: la factura [N.º DE FACTURA] vence el [FECHA DE VENCIMIENTO]
Hola [NOMBRE DEL CLIENTE], Te escribo para que no se nos pase: la factura [N.º DE FACTURA] por [MONTO] vence el [FECHA DE VENCIMIENTO], en dos días. Te dejo los datos juntos así queda a mano: Monto: [MONTO] Referencia: [N.º DE FACTURA] Cuenta: [CBU / ALIAS / LINK DE PAGO] Si la tiene que aprobar otra persona, o necesitás que figure una orden de compra u otra razón social, avisame y la corrijo hoy mismo. Y si ya está programado el pago, ignorá este mensaje. ¡Gracias! [TU NOMBRE]
Variante: Versión de dos líneas para clientes habituales
Versión de dos líneas para clientes habituales
- Asunto
- Factura [N.º DE FACTURA], vence el [FECHA DE VENCIMIENTO]
Hola [NOMBRE DEL CLIENTE], Te aviso que la factura [N.º DE FACTURA] ([MONTO]) vence el [FECHA DE VENCIMIENTO]. Te dejo el link por si te sirve: [LINK]. ¡Gracias! [TU NOMBRE]
Errores que conviene evitar
- Escribirlo como un reclamo. Palabras como "deuda" o "incumplimiento" no van antes del vencimiento.
- Mencionar recargos por mora. Eso queda para después del vencimiento, y solo si está en el contrato.
- Mandárselo con una semana de anticipación a un cliente habitual. Se vuelve a olvidar; dos días es lo justo para que actúen. (La primera factura de un cliente nuevo es la excepción.)
- Mandárselo a todos. A los clientes que siempre pagan en fecha les puede caer un poco condescendiente.
Preguntas frecuentes
¿Queda mal recordarle a un cliente antes de que venza la factura?
No, si es corto y amable. Planteado como un aviso con los datos de pago, la mayoría lo toma como una ayuda, y las áreas de administración lo agradecen.
¿Cuántos días antes del vencimiento conviene mandarlo?
Dos o tres días. Lo bastante cerca para que lo resuelvan y con margen para corregir una orden de compra o la razón social.
¿Y si ya me pagaron?
El mail ya dice que lo ignoren en ese caso. Cuando entre el pago, agradecé y listo.